南宁住房公积金管理中心财政项目支出绩效公开-电子档案系统建设项目

南宁市财政项目支出绩效自评报告

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一、项目基本情况

南宁住房公积金管理中心作为直属市人民政府的独立事业单位，受市人民政府委托，负责拟定并组织实施住房公积金具体管理办法；编制并组织执行住房公积金年度预（决）算；负责住房公积金归集、提取、贷款、核算、政策咨询等管理工作。

（一）项目立项背景

南宁市住房公积金日常业务产生的各类档案资料依然采用传统实物归档和借阅方式进行管理，导致档案的应用模式和处理效率很低，不能和业务核心系统实现紧密衔接，造成信息孤岛和应用断层，制约了公积金管理中心全面信息化发展的要求。其中，有如下几点困难阻碍了公积金业务的发展：

1.业务办理效率低

业务办理时需要带着纸质的资料，来回往返于各个部门，各个单位之间，费时费力。

2.业务档案存储、管理成本高

公积金中心所在的位置为市中心，没有足够的场地和人员进行业务档案的存储和管理。

3.资料的组织、关联方式，造成数据应用能力不高

当前业务档案主要采用纸制载体，为了遵从档案管理规范和相关管理办法，采用了符合档案管理特点的实物资料组件、立卷方式。难以实现更细级别（角色、部门、机构、类别等）的组织和分类。同时实物档案资料间的数据关联度较低，无法实现关联关系的有效展现。所以传统实物档案管理模式，造成资料的应用能力不高。

4.业务数据难于快速传递和多元共享

由于纸质档案的传递速度慢，需要进行业务数据的传递时受到严重的制约，而且因为是纸质档案所以多个部门之间无法同时共享同一资料。

5.难以实现业务档案集约化、规范化管理

归集业务档案、会计档案和贷款业务档案，在管理部或中心留存一定周期后，各自转移至指定库房保存，由于档案的组织、管理、保存和调阅等均具有业务独立性，造成管理中心无法实现档案的统一化、集约化和规范化管理。

因此，根据中共南宁市委、南宁市人民政府《关于加快建设“智慧南宁”的决定》（南发〔2014〕11号）等文件精神，结合当前形势发展需要，决定实施电子档案工作。我管理中心以《南宁住房公积金管理中心信息化管理之电子档案工作实施方案》为实施方案，通过硬件、软件建设，搭建电子档案系统平台，为业务申请人保留了档案资料影像。业务申请人再次申请办理业务，无需再重复提交纸质复印件，减少了业务资料的收取，从而能够降低前台窗口工作人员劳动强度，提高业务审核效率，节省群众等待时间，群众办理业务更加省时省力，提升住房公积金管理水平。

（二）项目实施情况

根据计划，现我管理中心已在2015年12月前完成历年至今的住房公积金贷款档案扫描。并且，计划在2016年底前完成归集档案的扫描工作。

（三）项目经费来源和使用情况

项目资金来自于年度预算，总投资预算为158.5万。资金的管理使用严格按照预算执行，设备的采购严格按照政府采购相关规定执行，其中：项目硬件设备采购中标金额为65万元已全额支付，比年初预算70.5万元结余5.5万元；项目软件系统采购中标价为87.5万元，2015年底已支付78.75万元，未支付质保金8.75万元（该笔质保金于质保期满后支付中标公司），项目比年初预算88万元结余0.5万元。该项目已经完成政府采购手续，确认项目所需经费，该项目结余资金6万元。

二、项目绩效评价工作情况

由办公室组织相关科室组成评价小组，根据考核规范程序，按照财政支出绩效目标申报表上的指标逐一进行实地检验，确保各项绩效指标达到要求才给予审核验收通过。

三、绩效分析及评价结论

（一）绩效分析

项目实施前，管理中心业务档案查询、档案归档方式较为传统，只能通过人工翻阅查询、归档，工作量大，速度慢，甚至还容易丢失，这大大降低了业务工作效率，导致档案的应用模式和处理效率很低，不能和业务核心系统实现紧密衔接，造成信息孤岛和应用断层，制约了管理中心全面信息化发展的要求，不仅影响了管理中心的工作，还给群众办理业务造成不便。

项目实施后，我管理中心的档案业务工作效率得到大大提升。具体表现为：一是档案归档效率大大提高。项目严格按照财政速算，根据合同约定的进度开展工作。该项目在我管理中心的监督下，能够按时按量完成年度任务，在工作中少量出错的情况下仍能以大约50万页/月的速度顺利完成贷款档案的扫描任务。二是档案存储更为齐全、完整。档案通过扫描以电子档案的形式保存在多个存储介质中，并且扫描映像清晰、完整、去污、纠偏，更好的保证了档案的完整。三是档案查询方便快捷。通过升级改造后的系统，能够使得查找电子档案资料更加方便快捷，大概在10分钟内能够完成查找完毕，这大大提高了我管理中心业务审核效率，节省群众等待时间，无需再重复提交纸质复印件，减少了业务资料的收取。

（二）评价结论

经评测，项目各指标均达到指标要求，项目实施达到预期效果，自我评分100分。

四、主要经验做法、存在的问题及下一步工作计划

（一）主要经验做法

当前，区内外先进地区住房公积金管理中心基本实施了电子档案项目。区外的，比如：北京、哈尔滨、长沙、湖州等。区内的，比如：桂林、北海、贵港等。这些单位实施电子档案项目为我们提供了借鉴经验，已实施单位普遍反映实施效果良好，业务流程进一步得到优化，住房公积金管理水平显著提升。在借鉴其他省市的成熟经验的基础上，结合我管理中心的实际情况，采用成熟的系统及较为先进的设备，保证电子档案工作稳定运行，达到项目实施的预期效果。

（二）存在的问题

电子档案系统升级换代改动较大，系统操作方面的培训仍有欠缺，并且，新旧系统融合仍需要一定的时间。

（三）改进措施

预计在2016年1月起逐步到各网点对职工干部进行新系统的业务培训工作，让职工干部尽快熟悉新的业务系统，以提高工作效率。

南宁住房公积金管理中心

2015年12月30日